Privacy policy

Bescherming van persoonsgegevens Damme Golf & Country Club

 

Damme Golf & Country Club (hieronder vernoemd als “club”) verbinden zich ertoe om bij de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van haar leden en bezoekers strikt alle wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven.

Deze policy betreft in het bijzonder de bescherming van persoonsgegevens bij de verwerking voor ledenbeheer (sportieve administratie) en organisatie van activiteiten op basis van inschrijving en om leden op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden

Deze policy bevat en beschrijft:

– Welke gegevens worden van de leden en bezoekers verwerkt?
– Waarom worden deze gegevens verwerkt?
– Welke rechten heeft de persoon met betrekking tot zijn gegevens?
– Hoe worden de gegevens beschermd?
– Hoe lang worden de gegevens bewaard?
– Wie kan de betrokken gegevens raadplegen
– Gebruik van beeldmateriaal

Deze privacy wetgeving is van toepassing op alle leden/spelers en bezoekers die verbonden zijn aan de club door middel van een lidmaatschap, deelname in wedstrijd en/of toegang tot het parcours.

  1. Welke gegevens worden verwerkt?

Volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

– Naam
– Adres
– Telefoonnummer(s)
– E-mailadres
– Geslacht
– Geboorteplaats
– Geboortedatum
– Leeftijd
– Gegevens kinderen
– Beroep
– Hcp

Alle persoonsgegevens worden opgevraagd bij aanvraag lidmaatschap via een in te vullen aanvraagformulier.

  1. Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Verwerking van de gegevens is noodzakelijk om de betrokken persoon te kunnen aansluiten bij de federatie (sportieve administratie) en organisatie van activiteiten/wedstrijden op basis van inschrijving en om leden op de hoogte te houden van activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden.

  1. Welke rechten heeft de persoon met betrekking tot zijn gegevens?
  2. Recht van inzage en kopie

Het lid heeft het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die door de club worden verwerkt, evenals waarom dit wordt gedaan (sportieve administratie) en waarvan de gegevens gehaald worden (aanvraagformulier lidmaatschap).

Wenst het lid dit recht te gebruiken, kan hij dit schriftelijk aanvragen via gdpr@dammegolf.be. De club verstrekt de gevraagde inzage schriftelijk binnen een redelijke termijn.

Via de club wordt het lid toegang geboden tot zijn persoonsgegevens via een beveiligde website waarin hij enkel toegang krijgt via een gebruikersnaam en paswoord.

  1. recht op rectificatie

Het lid kan schriftelijk vragen om (onjuiste) persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen.
De club verbindt zich ertoe zo snel mogelijk op deze aanvraag in te gaan.

  1. Recht van wissen

Het lid heeft het recht om persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te laten verwijderen.

Als club benadrukken wij dat deze persoonsgegevens nodig zijn voor de sportieve administratie en het belang van de sport. Bijgevolg zal bij wissen van de persoonsgegevens onmiddellijk een einde worden gesteld aan het lidmaatschap.

  1. Recht om bezwaar in te dienen

Het lid mag zich verzetten tegen de verwerking en heeft het recht om bezwaar in  te dienen. De verwerking wordt dan onmiddellijk gestopt en wordt onmiddellijk een einde aan het lidmaatschap gesteld.

  1. Recht om klacht in te dienen

Het lid kan steeds een klacht over de werking van persoonsgegevens indienen bij de bevoegde instantie.

In België kan een klacht ingediend worden bij de Belgische Privacy commissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail: commission@privacycommission.be). Vanaf 25 mei 2018 wordt deze commissie de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

  1. Hoe worden de gegevens beschermd?

De club stelt alles in het werk om de naleving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen betreffende de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren. Deze beveiliging wordt door hoogtechnologische tools gegarandeerd.

Voor verwerking en bewaring van alle persoonsgegevens maakt de club gebruik van een online database die wordt aangeboden door de federatie. Enkel mensen die in het bezit zijn van een gebruikersnaam en paswoord kunnen deze gegevens raadplegen.

Het personeel is door het beroepsgeheim gebonden.

Ieder personeelslid van de club zal waken over de nauwkeurigheid en de relevantie van de persoonsgegevens die verwerkt worden. Bij twijfel kan telkens beroep gedaan worden op een verantwoordelijke die zal toezien op de naleving van de bescherming van persoonsgegevens.

  1. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Alles persoonsgegevens worden bewaart zo lang als de individuele sporter leeft. In de veronderstelling dat een lid kan uitvallen maar ook opnieuw een aanvraag tot lidmaatschap kan indienen.

  1. Wie kan de betrokken gegevens raadplagen?

Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan volgende:

– VZW Damme Golf & Country Club, Doornstraat 16, 8340 Sijsele – Damme (sportcomité)
– Koninklijke Belgische Golf Federatie, Louis Schmidtlaan 87/6, 1040 Brussel
– Golf Vlaanderen, Leuvensesteenweg 643, 1930 Zaventem
– Adrem Intermediagroep, Graatakker 103, 2300 Turnhout
– Webstrike als beheerder van website
– Webstrike als beheerder van mailchimp
– De golfprofessionals verbonden aan de club
– Uitbater van de bar/restaurant van de club.

De club kan verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven op gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.

Er wordt een verwerkingsovereenkomst afgesloten met bovenstaande verwerkers opdat o.a. de persoonsgegevens van het lid voldoende beschermd en beveiligd is.

  1. Gebruik van beeldmateriaal.

De club maakt in de loop van het jaar beeldmateriaal (foto’s en/of video-opnames) van leden tijdens verschillende evenementen in de club. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden voor publicatie op website en Facebook, tv-schermen en in publicaties van derden (Adrem).

Door zich in te schrijven in wedstrijden en/of activiteiten van de club, gaf het lid stilzwijgend toestemming om spontane foto’s en sfeerbeelden te maken en deze te publiceren.